Travailleur et indemnité de frais forfaitaire

30.09.2025

Une indemnité de frais représente en principe un remboursement par l’employeur de dépenses effectuées par le travailleur, alors que c’était en fait l’employeur qui aurait dû les effectuer.

Travailleur et indemnité de frais forfaitaire

1. Notion

Qu’entend-on par une « indemnité de frais forfaitaire » ?

Une indemnité de frais représente en principe un remboursement par l’employeur de dépenses effectuées par le travailleur, alors que c’était en fait l’employeur qui aurait dû les effectuer. D’où la notion de « frais propres à l’employeur ».

Exemple :

Un travailleur va manger avec un client et paie avec sa carte de crédit. Comme c’est un repas « d’affaires », il s’agit d’une dépense qui aurait dû être effectuée directement par l’employeur. Le travailleur peut remettre à l’employeur l’addition et se la faire rembourser au titre de « frais propres à l’employeur ».

Une indemnité de frais forfaitaire est un montant fixe que l’employeur rembourse mensuellement au travailleur au titre de frais propres à l’employeur, sans qu’il soit nécessaire de présenter une facture, souche, ticket, etc. au fisc et ou à l’ONSS.

Pour les dépenses très peu élevées, il est en effet difficile, voire impossible, de recevoir des souches ou des tickets, ce qui ne veut pas dire que ces dépenses n’ont pas lieu dans un cadre professionnel. Nous pensons p.ex. aux frais de parking, aux frais d’un snack ou de boissons, etc. exposés par les travailleurs qui sont en service extérieur ou encore aux frais de chauffage, d’électricité, de PC, etc. pour les personnes qui doivent (continuer à) travailler à la maison. Le paiement d’une indemnité forfaitaire permet de mettre ces petites dépenses à charge de l’employeur.

Pour quels travailleurs est-ce possible ?

Les frais doivent pouvoir être justifiés au regard de la fonction exercée. Il doit découler de la fonction exercée que le travailleur a effectivement eu les frais qui lui sont remboursés. Les deux exemples classiques sont, d’une part, celui du travailleur en service extérieur qui a certains frais en cours de route (p.ex. repas, parking, frais de voiture) et, d’autre part, celui du travailleur qui achève régulièrement son travail chez lui, ce qui lui occasionne certains frais (son bureau et tout ce qui va de pair comme l’électricité, le PC). Éventuellement, il pourrait aussi s’agir de la secrétaire qui va poster régulièrement des paquets. La liste des frais ci-après vous permet de vous faire une idée des frais propres à l’employeur exposés par vos travailleurs.

Pas la même chose pour tout le monde. Il vaut mieux que le montant que vous octroyez à votre travailleur à titre de frais soit « personnalisé ». Si vous décidez du jour au lendemain que tous les travailleurs de votre entreprise recevront la même indemnité de frais forfaitaire, vous cherchez les ennuis. En revanche, si vous octroyez à chacun un montant différent, que vous pouvez justifier p.ex. au moyen d’un aperçu des dépenses engagées au cours des trois derniers mois, vous ne risquez guère d’être inquiété.

Attention ! Un forfait qui augmente au fur et à mesure qu’on monte dans la hiérarchie attirera l’attention. Un cadre supérieur n’expose pas nécessairement davantage de frais pour le compte de l’entreprise qu’un cadre inférieur.

Comment déterminez-vous le montant du forfait ?

Il n’existe aucune règle pour déterminer le montant de l’indemnité de frais forfaitaire et c’est finalement logique. Selon le principe général, une indemnité de frais doit toujours couvrir des frais réels et ce principe vaut également lorsque cette indemnité est fixée forfaitairement.

En effet, il est dans ce cas important de pouvoir démontrer quels frais doivent être effectivement indemnisés, même forfaitairement, et que le montant que l’on accorde répond à des « normes sérieuses ». C’est pourquoi nous vous recommandons, pour chaque fonction à laquelle vous attribuez un montant forfaitaire, de demander à un travailleur de conserver toutes ses notes de frais pendant une période déterminée (p.ex. un an).

Quels sont les frais indemnisés ? Les frais qui sont à prendre en considération pour le forfait d’un travailleur varient selon la fonction exercée par le travailleur (= en fonction des tâches qu’il doit effectuer). Nous vous en donnons ci-après un aperçu (qui n’est cependant pas limitatif) :

• les frais de chauffage, d’électricité, etc. et une indemnité pour l’utilisation du bureau à domicile où le travailleur effectue encore le soir quelques tâches administratives ;

• les frais pour le petit matériel de bureau pour le bureau à la maison (papier, stylos, etc.) ;

Attention ! Vous ne pouvez justifier le remboursement de ces frais que si vous ne les prenez pas déjà en charge par ailleurs (p.ex. par le paiement des frais d’électricité et de chauffage de votre travailleur).

• les frais liés au téléphone privé, que le travailleur utilise aussi régulièrement à des fins professionnelles ;

• les cadeaux que le travailleur achète pour les clients ou les fournisseurs (p.ex. des fleurs pour le mariage du fils d’un client) ;

• le travailleur est membre de diverses associations et, d’un point de vue commercial, il ne peut faire autrement que d’acheter à chaque occasion des cartes de soutien, des lots de tombola, etc. ;

• les frais de taxi ou de transports publics (p.ex. pour se rendre chez un client dans le centre de la ville s’il n’y a pas de possibilité de stationner) ;

• les petits frais de voiture, même s’il s’agit d’une voiture de l’employeur comme les additifs de carburant, l’antigel, le liquide lave-glace, etc. ;

• les frais de car-wash ;

• etc.

Un dossier comprenant les notes de frais sur la base desquelles vous avez fixé le montant forfaitaire est indispensable. Il est également conseillé de prévoir, pour chaque travailleur, un avenant au contrat de travail (daté et signé par les deux parties) énonçant les frais remboursés (et leur montant). Enfin, le fisc apprécie que vous puissiez lui présenter une liste récapitulative des travailleurs qui perçoivent une indemnité de frais forfaitaire (avec le montant de ces frais).

Attention ! Évitez tout double emploi avec des frais déclarés distinctement, sous peine de décrédibiliser votre explication concernant les forfaits.

2. Régime social

L’indemnité de frais forfaitaire est-elle soumise aux cotisations de sécurité sociale ?

L’indemnité forfaitaire de frais n’est en principe pas soumise aux cotisations de sécurité sociale. Il s’agit uniquement d’un remboursement de frais que vous auriez dû faire vous-même.

La cotisation patronale de 25 % n’est donc pas due sur cette indemnité, pas plus que la cotisation personnelle de 13,07 %.

Pour que l’indemnité forfaitaire de frais ne soit pas soumise aux cotisations de sécurité sociale, vous devez pouvoir prouver qu’il s’agit :

• d’un remboursement de frais qui sont propres à l’employeur ;

• d’une indemnité couvrant des frais qui ont effectivement été faits et non d’une rémunération déguisée.

En pratique, vous pourrez démontrer ces deux éléments au moyen du dossier que vous avez constitué pour déterminer le montant de cette indemnité de frais forfaitaire.

Si l’ONSS considère que l’indemnité de frais forfaitaire payée par l’employeur ne correspond pas à des frais réels, celle-ci sera soumise aux cotisations de sécurité sociale. En cas de requalification de l’indemnité par l’ONSS, l’employeur sera redevable tant de la cotisation patronale de 25 % que de la cotisation personnelle de 13,07 %, sans toutefois avoir la possibilité de récupérer cette dernière auprès du travailleur.

Par ailleurs, l’ONSS admet que certains frais peu élevés qu’il est difficile de prouver à l’aide de justificatifs, puissent être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, l’employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Le législateur a instauré, à partir du 1^er janvier 2010, le principe selon lequel il appartient à l’employeur, en cas de contestation, de démontrer la justesse des frais exposés à l’aide de documents probants.

Le tableau des frais ci-après reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquel(le)s ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés.

À la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et il doit pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Montants en vigueur depuis le 1^er juillet 2025 :

Types de frais	Montant	Conditions
Déplacements domicile-lieu de travail et professionnels avec la voiture	0,4449 €/km	• Le véhicule utilisé ne peut appartenir à l’employeur ou être financé par lui. • Les forfaits sont « tout compris » : entretien, assurances, carburant…
Déplacements domicile-lieu de travail et professionnels avec la bicyclette	0,36 €/km	Pour les déplacements professionnels, l’indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette appartient au travailleur.
Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités	10,00 €/jour	« Itinérant » signifie que lors d’une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum quatre heures) et n’a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l’entreprise, dans l’une de ses succursales ou dans certains chantiers.
Frais de route des travailleurs itinérants repas	7,00 €/jour	• « Itinérant » signifie que lors d’une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum quatre heures). • Le montant des frais de repas n’est accepté que si le travailleur n’a pas d’autre possibilité que de prendre un repas à l’extérieur.
Frais de séjour en Belgique	35,00 €/nuit	• Si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d’un lieu de travail éloigné. • Comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.
Frais de bureau travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile	157,83 €/mois	Couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau… Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d’un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d’un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s’il apparaît clairement de leur fonction qu’ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d’application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s’ils effectuent le maximum d’heures de travail fixées légalement, quasi exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.
Frais de bureau travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)	10 % de la rémunération brute	10 % de la rémunération brute, mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile.
Frais de bureau télétravailleurs	10 % de la rémunératon brute	10 % de la rémunération brute, mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail.
Outils de travail	1,25 €/jour	Le travailleur doit utiliser son propre matériel.
Achat des vêtements de travail	2,15 €/jour	« Vêtements de travail » au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité…) ou autres vêtements imposés par l’employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenue de ville (uniforme…).
Entretien des vêtements de travail	2,15 €/jour	« Vêtements de travail » au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité…) ou autres vêtements imposés par l’employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenue de ville (uniforme…).
Vêtements du travailleur entretien et usure	1,08 €/jour	Concerne les vêtements (jeans, t-shirts…) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d’un environnement très sale.
Frais de voiture garage	50,00 €/mois	• Si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. • Si l’employeur l’exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s’impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n’est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.
Frais de voiture parking	15,00 €/mois	• Si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. • Quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.
Frais de voiture car-wash	15,00 €/mois	• Si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. • Si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.

Remarque : indemnité pour travail à la maison

En ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison, l'ONSS suit complètement les principes établis de commun accord figurant dans la circulaire publiée le 26 février 2021 par le SPF Finances (circ. 2021/C/20) et correspondant fortement à la manière dont l'ONSS appliquait ce remboursement de frais dans le passé. Cela veut dire aussi que lorsqu'il y a un doute sur la question de savoir si quelque chose doit ou ne doit pas être considéré comme rémunération en cas de remboursement de frais dont on pense qu'ils sont à charge de l'employeur, on renvoie en première instance à cette circulaire.

En grande ligne, cette circulaire traite de :

• remboursements de :

- frais de bureau ;

- frais relatifs à du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique ;

- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement Internet privés ;

- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé ;

- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner propres sans ordinateur privé (avec un nouveau forfait de 5 €/mois par appareil et un maximum de 10 €/mois pour tous les appareils ensemble) ;

• l'avantage découlant de la mise à disposition par l'employeur de :

- mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

Cela concerne :

• le travail à la maison :

- donc le travail effectué dans des locaux privatifs du travailleur qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur ;

- aux journées de travail normales et aux heures normales de travail.

Lien entre l’indemnité de frais forfaitaire et le pécule de vacances/la prime de fin d’année

L’octroi d’une indemnité de frais n’entraîne pas une augmentation du pécule de vacances ni de la prime de fin d’année.

3. Régime fiscal

3.1. Conséquences pour l’employeur

L’indemnité de frais forfaitaire est-elle déductible dans le chef de l’employeur ?

L’indemnité de frais, même forfaitaire, représente en principe le remboursement de frais qui sont propres à l’employeur et qui, à ce titre, sont donc déductibles en frais professionnels.

Pour pouvoir déduire l’indemnité de frais en frais professionnels, vous devez prouver qu’il s’agit :

• du remboursement de frais qui sont propres à l’employeur ;

• d’une indemnité couvrant des frais effectivement faits et non d’une rémunération déguisée.

En pratique, vous pourrez démontrer ces deux éléments sur la base du dossier que vous avez constitué pour déterminer le montant de cette indemnité de frais forfaitaire.

Il est également important de savoir que si le fisc rejette la déduction de l’indemnité forfaitaire dans le chef de l’employeur, il n’imposera pas pour autant cette indemnité dans le chef du travailleur au titre de rémunération déguisée. En effet, il qualifiera dans un premier temps ces montants de « dépense non admise » dans le chef de l’employeur.

Dans la mesure où l’indemnité forfaitaire de frais peut être accordée pour des dépenses qui, en soi, ne sont pas déductibles à 100 %, l’indemnité de frais ne sera pas non plus déductible totalement.

L’indemnité sera p.ex. déductible à 69 % dans la mesure où elle couvre des frais de restaurant. C’est pourquoi il est important de mentionner (dans le dossier que vous constituez) un maximum de frais qui sont totalement déductibles.

Il est important de mentionner sur la fiche fiscale 281.10 que vous devez introduire, que des dépenses propres à l’employeur ont été remboursées. Vous devez également indiquer la mention « oui – normes sérieuses » ou « oui – justificatifs ». Vous ne devez mentionner le montant de l’indemnité de frais forfaitaire que s’il n’a pas été fixé conformément à des normes sérieuses.

Attention ! Sur le compte individuel, il y a également lieu de mentionner l’indemnité de frais et cette fois, avec son montant.

3.2. Conséquences pour le travailleur

L’indemnité de frais forfaitaire est-elle imposable dans le chef du travailleur ?

Une indemnité de frais représente en soi le remboursement de dépenses que le travailleur a faites pour son employeur et ne constitue par conséquent pas une rémunération imposable.

Quid si l’indemnité de frais a été fixée forfaitairement ? Dans ce cas aussi, il y a une présomption de non-imposabilité. Ce n’est pas parce que vous avez fixé forfaitairement le montant de l’indemnité de frais, qu’il s’agit d’office d’une rémunération déguisée, au contraire.

Comme nous l’avons vu, l’indemnité forfaitaire de frais peut également être fixée d’après des normes sérieuses, ce qui, sur ce point, permet d’exclure une quelconque imposabilité dans le chef du travailleur. Il va cependant sans dire que plus l’indemnité sera élevée, plus le fisc fera preuve de méfiance.

4. Exemple

Supposons que vous accordiez à un travailleur une indemnité forfaitaire de frais de 100 € par mois. Nous allons déterminer le montant net effectivement perçu par le travailleur, ainsi que le coût pour l’employeur.

Nous indiquons tant le revenu net pour le travailleur que le coût salarial total pour l’employeur.

Nous sommes partis de l’hypothèse suivante :

Indemnité de frais (100 € × 12)

1 200 €

Conséquences pour l’employeur
Indemnité de frais (100 € × 12 = 1 200 €)	1 200,00 €	100 %
Augmentation de la prime de fin d’année à la suite de l’indemnité de frais	/
Augmentation du pécule de vacances à la suite de l’indemnité de frais	/
Cotisations sociales patronales sur l’indemnité de frais	/
Coût salarial total	1 200,00 €	100 %

Conséquences pour le travailleur
Indemnité de frais (100 € × 12 = 1 200 €)	1 200,00 €	100 %
Augmentation de la prime de fin d’année	/
Augmentation du pécule de vacances	/
Cotisations sociales personnelles	/
Précompte professionnel	/
Revenu net total	1 200,00 €	100 %

5. Avantages et inconvénients

Avantages de l’indemnité de frais forfaitaire

1. Peu coûteux. L’indemnité de frais constitue une forme alternative de rémunération très intéressante, parce qu’elle n’entraîne aucun coût supplémentaire, ni du point de vue de la Sécurité sociale ni du point de vue fiscal. Ce que votre travailleur perçoit en net représente exactement ce que cela vous a coûté. Il n’y a donc pas mieux !

2. Pas une rémunération. Certaines indemnités sont calculées sur la rémunération (p.ex. le pécule de vacances et la prime de fin d’année). Comme l’indemnité de frais représente en principe le remboursement de frais réellement exposés, elle n’intervient pas dans le calcul de ces autres indemnités. L’indemnité de frais n’est pas davantage liée à l’index.

3. Règle des 20%. Le remboursement de frais forfaiataire n’entre pas en ligne de compte dans le calcul de la règle des 20%.

4. Caractère forfaitaire. Dans certaines limites, l’indemnité de frais peut être fixée forfaitairement, ce qui signifie que vous pouvez en faire un montant mensuel fixe. Il n’est donc pas nécessaire que le travailleur vous soumette chaque mois des tickets, souches, etc. C’est donc pratique d’un point de vue administratif.

5. Pas d’exclusivité. Une indemnité forfaitaire de frais (p.ex. pour le bureau à domicile) n’empêche pas le travailleur de recevoir de son employeur d’autres indemnités de frais, comme une indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels effectués par le travailleur au moyen de son véhicule privé. Il ne peut cependant y avoir de doubles emplois.

Inconvénients de l’indemnité de frais forfaitaire

1. Pas pour tout le monde. Vous ne pouvez pas accorder une indemnité de frais à tous vos travailleurs. Ce n’est possible que pour les fonctions dans le cadre desquelles le travailleur doit effectivement faire des frais. Cela peut paraître tentant d’octroyer cette indemnité à grande échelle, mais c’est déconseillé. La requalification en rémunération déguisée peut en effet coûter très cher.

2. Limitation en ce qui concerne le montant. Le montant forfaitaire doit non seulement être raisonnable, mais il doit aussi être déterminé sur la base de normes sérieuses. En d’autres termes, il ne sera peut-être pas évident au début de fixer un montant qui sera accepté par le fisc.

3. Une déductibilité parfois limitée. Dans la mesure où l’indemnité de frais peut être accordée pour des frais déductibles de façon limitée, elle ne sera pas non plus déductible complètement. La partie de l’indemnité de frais qui a trait p.ex. aux frais de restaurant ne sera déductible qu’à concurrence de 69 %.

4. Perte de la déduction de la TVA. Il est préférable de ne pas appliquer ce système à des frais pour lesquels il est aisé d’obtenir une facture, sous peine de ne plus pouvoir récupérer la TVA. Utilisez donc de préférence ce système pour des plus petites dépenses, pour lesquelles on ne délivre pas de facture.

Risque de requalification. Si vous ne parvenez pas à justifier du principe ou du montant de l’octroi d’une indemnité de frais forfaitaires au profit d’un de vos travailleurs, vous vous exposez à devoir payer un impôt de 309 % sur le montant ainsi versé.